Wie du eine Schulung organisierst (Unterricht oder training on the job?)

Bevor du dich entscheidest, wie du deine Schulung aufbauen möchtest, solltest du dich mit deiner Zielgruppe beschäftigen. Für einen Gabelstaplerfahrer mit neuem Leitsystem reicht ggf. ein Handzettel aus. Für Ihn wäre eine Schulungsordner mit umfangreichen Unterlagen nicht handhabbar. Für eine Innendienstmitarbeiterin, welche zukünftig in SAP statt mit dem alten Warenwirtschaftssytem arbeitet, ist diese Form möglicherweise genau die richtige. Stelle dir zudem ein Mengengerüst und die geografische Verteilung je Zielgruppe auf. Es hilft dir später bei der Organisation und Durchführung der Schulung.

Je nach Zielgruppe kannst du dich für eine eher formale und/oder für eine informelle Schulungsform entscheiden. Formal ist eine eher zielgerichtete Unterrichtsform, welche üblicherweise in einer Lehranstalt oder in einem virtuellen Klassenraum stattfindet. Beispielsweise eine Schulung im Trainingszentrum der SAP in Walldorf:

• Du erhältst Unterlagen …
• mit integrierten Übungen.
• Abwechselnd wird die Theorie erklärt, Übungen im SAP vor geklickt, und danach …
• die Übung selber durchgeführt.

 Mit dem informellen Ansatz gibt es eine etwas andere Herangehensweise:

• Lernen im Alltag oder direkt am Arbeitsplatz (Training on the job / Learning by Doing)
• Verwendung von kleinen Wissenspaketen, bspw. kleine Videos oder ein Handzettel (Learning Nuggets / Micro content)
• Game-based Training

Durch eine Kombination der Schulungsformen kannst du die Vorteile beider Ansätze mitnehmen (Integriertes Lernen / Blendet Learning). Beispielsweise bietest du vorab ein E-Learning in Eigenverantwortung an und verwendest hierfür kurze Videos. In einer anschließenden Präsenzveranstaltung kannst du die gelernten Inhalte vertiefen und dich mit komplexen Prozessen auseinandersetzen.

Unabhängig von der gewählten Schulungsform kannst du deine Schulungsinhalte in Module aufteilen. Dabei hat jedes Modul:

• eine kurze Beschreibung
• Dauer (ca.)
• Lernziele

Hinter einem Modul kann bspw. ein kurzes Video oder auch eine komplexe Schulungsunterlage mit integrierten Übungen stecken.

In dem Kurs “Vertriebs-Reports” werden diverse Transaktionen und Auswertungen behandelt, mit dessen Hilfe du dir einen Überblick über die im System vorhandenen Aufträge, Lieferungen und Fakturen verschaffen kannst. Dauer ca. 4 Stunden Lernziele Belegfluss SAP SD Liste Anfragen (VA15 / VA15N) Liste Angebote (VA25 / VA25N) Kundenauftragsmonitor (VA06) Liste Aufträge (VA05 / VA05N) Auslieferungsmonitor (VL06O) Anlieferungsmonitor (VL06I) Liste Fakturen (VF05 / VF05N) QuickView (SQVI)

Deine Schulungsmodule kannst du wiederum in einen Schulungskatalog integrieren und dabei auch die Abhängigkeiten aufzeigen. Bevor ein Anwender bspw. die Vertriebs-Reports lernt, sollte er die allgemeinen SAP-Grundlagen und das Modul Vertrieb verstanden haben.

Auf den Schulungskatalog kann bspw. über das Intranet leicht zugegriffen werden. Aktualisierungen der Unterlagen kannst du bei einer webbasierten Variante relativ einfach durchführen und die Änderungen an deine Teilnehmer kommunizieren.

Abhängig von der Schulungsform erstellst du dein Schulungsmaterial. Wieviel erstellst du initial? Was erst über die Zeit? Benötigst du Übersetzungen in mehrere Sprachen?

• Handbuch (bspw. Word oder Powerpoint)
• Übungen
• Handzettel
• *Videos (Erstellung bspw. mit dem SAP Workforce Performance Builder (WPB) oder der tt performance suite)
• Intranetseite / Wiki
• Anwendungsnahe Beispiele aus dem Tagesgeschäft (Akzeptanz erhöhen)
• Liste von Shortcuts
• Allgemeine Tipps
• …

*Hinweis: Bei der Erstellung von Videos empfehle ich dir vorab ein exaktes Drehbuch mit jedem „Klick“ zu erstellen. Jede Fehleingabe produziert in der Nachbearbeitung enormen Aufwand.

Jetzt kommt der langweilige Teil 😉 Entscheide je nach Schulungsart und Menge der Teilnehmer, ob du lieber alle Personen an einen Ort zusammenziehst, oder deine Schulung dezentral durchführst. Natürlich sind auch Mischformen erlaubt. Ein großer Vorteil eines anderen Ortes ist, dass deine Teilnehmer aus ihrem jeweiligen Tagesgeschäft rauskommen und sich besser auf die Schulung konzentrieren können. Hingegen kannst du mit virtuellen Schulungsräumen Zeit und Kosten sparen. Plane deine Ressourcen sorgfältig:

• Interne / externe Dozenten
• Train the Trainer?
• Schulungssystem? Oder Testsystem?
• Schulungsdaten (Stamm und Bewegungsdaten) bereitstellen